برآورد هزینه در کسب و کار (بخش دوم)

برآورد هزینه در کسب و کار

بخش دوم مقاله : برآورد هزینه در کسب و کار  از مرکز تخصصی مشاوره کسب و کار باسکار: شما می توانید برای مطالعه مقاله های مرتبط با حوزه کسب و کار به مقالات دیگر مراجعه کنید.

مرحله 3: برآورد طول کار برای ایجاد یک برنامه زمان بندی

 

طبیعی است که رهبران یک  تیم مدت زمان انجام وظایف را دست کم بگیرند. اما وقتی نوبت به تخمین هزینه در کسب و کار می رسد، واقع بین بودن مهم است.

لازم است برای محاسبه تأخیرهای غیرمنتظره و سایر موقعیت‌ها مانند مرخصی استعلاجی،شرایط انعطاف پذیری را در نظر بگیرید.

به منظور محافظت از خود در برابر این نوع سناریوها، بهتر است زمان مورد نظر انجام کار را کمی بیشتر از حد معمول در نظر بگیرید و  همچنین حاشیه خطا را در نظر بگیرید. به عنوان مثال گاهی لازم است به مشتریان  بگوییم زمان تحویل کار 1.5 برابر بیشتر از زمان انجام آن است. حالا اگر کار را سریعتر به پایان برسانیم، از انتظارات مشتریان فراتر خواهیم رفت.

 

با این حال، راه بهتری برای ترسیم دقیق مدت زمان صرف شده  وجود دارد و آن استفاده از ردیابی زمان است. یعنی چه ؟ بر طبق تجربه و با اندازه گیری بازدهی هر یک از افراد تیم و نوشتن میزانفعالیت نیروها در یک بازه زمانی مشخص.

. ما می‌توانیم فعالیت کامل تیم را برای هر روز یا هفته‌های آینده ببینیم، از جمله افرادی که داخل و خارج از دفتر هستند، کسانی که در جلسات حضور دارند و یا دورکاری می کنند.

فرسودگی را کنار بگذار

کار کردن یک تیم  خود با 100٪ توانایی خود منجر به فرسودگی شغلی می شود.  توان ایده‌آل 80 درصد است.

مرحله 4: هزینه را بر اساس روش برآورد محاسبه کنید

 

این مرحله  جایی است که داده های شما وارد عمل می شوند.

اگر سوابق پروژه های مشابهی را که تیم  شما قبلاً انجام داده است نگه داشته اید، می توانید از آنها برای تجزیه و تحلیل مدت زمان انجام هر کار و هزینه آن استفاده کنید. بدون داده ها، باید تخمین های تقریبی ایجاد کنید، بنابراین با تیم خود جلسه بگذارید و از آنها بخواهید که به شما کمک کنند تصمیم بگیرید که هر کار چقدر طول می کشد.

بهتر است در مورد برآوردهای خود صادق باشید و آگاهانه بدانید هر کار در لیست شما چقدر طول می کشد. اگر زمان کافی را به هر کار در نظر نگیرید، می تواند حاشیه سود پروژه شما را تحت تاثیر قرار دهد!

مرحله 5:در تمام طول کار برآورد هزینه کنید

 

در نهایت، پیگیری هزینه ها پس از شروع پروژه  بسیار مهم است.

طبیعی است که یک کار  با سرعت‌گیرها مواجه شود، و اگر تغییرات و زمان مورد نظر را  را در حین وقوع آنها حفظ نکنید، می‌تواند پروژه را کاملاً از مسیر خارج کند و بودجه شما را از بین ببرد!

با استفاده از یک ابزار مدیریت منابع، می‌توانید بودجه پروژه را به صورت خودکار از شروع تا تکمیل پیگیری کنید. به عنوان مثال، نرم افزارهای به روز مدیریت هزینه ها میتواند  زمان لازم برای انجام یک کار و هزینه های آن را با دقت خوبی برنامه ریزی کند.

همچنین با وجود این نرم افزارها میتوان ردیابی کرد که آیا انجام دادن پرو\های خاص برای مجموعه سود آور هست یا خیر.

سه روش برآورد هزینه

 

محدودیتهای پروژه باید بودجه آن را تعیین کند، نه برعکس آن. در اینجا سه ​​محاسبه وجود دارد که می توانید برای برآورد دقیق هزینه پروژه از آنها استفاده کنید.

تخمین حدودی

تخمین حدودی ارزش تقریبی یک پروژه را بر اساس حدس و گمان به شما می دهد.

 

آیا مشتری شما از بودجه ای که میخواهد هزینه کند اطلاع دارد؟ اگر جواب خیر است در این صورت، یک محاسبه به روش تخمین حدودی به شما یک تخمین تقریبی ارائه می دهد تا به مشتری خود پیشنهاد دهید تا ببینید آیا آنها می توانند قبل از شروع پروژه، از عهده پرداخت هزینه برآیند یا خیر. معمولاً، این محاسبه ترکیبی از پروژه‌های مشابهی است که در گذشته انجام داده‌اید و همچنین هر گونه هزینه منحصر به فرد برای پروژه خاص.

فرض کنید مشتری شما به یک وب سایت نیاز دارد و تیم شما پروژه های مشابهی را در گذشته با قیمت 10 میلیون تومان  انجام داده است. با استفاده از برآورد با تخمین حدودی، هزینه ممکن است از -25٪ تا +50٪ متغیر باشد. یعنی از هفت و نیم میلیون تا پانزده میلیون تومان.

ساده است؟ بله اگرچه این دقیق ترین راه برای تخمین هزینه یک پروژه نیست.

تخمین زدن هر پارامتر

تخمین پارامتر یک روش بر اساس اطلاعات قبلی برای برآورد هزینه است. یعنی از داده های گذشته استفاده می کند تا تخمین مطمئن تری از هزینه کلی پروژه به شما ارائه دهد.

ابتدا محاسبه کنید که برای هر کار در لیست شما چقدر زمان صرف می شود. در مرحله بعد، با ضرب دستمزد نیروی کار در ساعت کاری به دست آمده هزینه را با تقریب دقیقی حساب کنید.

مدت زمان کار × نرخ ساعتی کارمند = هزینه کار

هنگامی که هزینه هر کار را محاسبه کردید، همه آنها را جمع کنید تا به مجموع تخمینی برسید.

اگرچه این روش نسبت به شکل تخمین حدودی وقت گیرتر است، اما دقت بیشتری نیز دارد. برای پروژه هایی که دارای نقاط شروع و پایان مشخص  هستند بهترین کار را انجام می دهد.

برآورد سه نقطه ای

تخمین سه نقطه ای روشی برای محاسبه هزینه پروژه بر اساس پیش بینی های هزینه احتمالی، خوش بینانه و بدبینانه است.

مزیت برآورد سه نقطه ای این است که  برآورد هزینه های کسب و کار را با عدم قطعیت ها و خطرات در نظر می گیرد، که به شما امکان می دهد برای “بدترین سناریوها” برنامه ریزی کنید.

بیایید مثال قبلی خود را از ساخت یک وب سایت جدید، که حدود 10 میلیون تومان هزینه دارد، در نظر بگیریم. هزینه های شما می تواند به شکل زیر باشد:

 

💰 هزینه احتمالی: 10 میلیون تومان

😃 هزینه های خوش بینانه: 7.5 میلیون تومان

😟 هزینه های بدبینانه: 15 میلیون تومان

این سه رقم مبنایی برای ایجاد یک برآورد متوسط ​​می شود. به سادگی آنها را با هم جمع کرده و بر سه تقسیم کنید:

 

10000 + 7500 + 15000 = 32500

32500 ÷ 3 = 10833

در نتیجه، میانگین برآورد پروژه  میلیون10833 تومان  است.

باید مطمئن شوید که اگر از تخمین سه نقطه‌ای استفاده می‌کنید، همچنان بافرهای زمانی و سربار را در نظر می‌گیرید. تعیین هزینه‌ها و دست کم نگرفتن مدت زمانی که یک کار طول می‌کشد، ضروری است، در حالی که به یاد داشته باشید برای چیزهای دیگری مانند هزینه‌های نرم‌افزار بودجه لازم است.

 

پس برآورد هزینه ها تا چه میزان اهمیت دارد؟

در طول این بررسی با هم دیدیم که برآورد هزینه در کسب و کار تا چه اندازه می تواند مهم باشد و اگر به درستی صورت نگیرد احتمالا منجر به از بین رفتن کسب و کار ما می شود. پس هر چقدر در این مرحله دقت به خرج دهیم و برنامه ریزی دقیق تری داشته باشیم احتمال موفقیت کسب و کار ما و بالارفتن حاشیه سود ما می شود.