دسته‌بندی نشده
برآورد هزینه در کسب و کار (بخش اول)
خرداد
برآورد هزینه در کسب و کار
برآورد هزینه : یکی از مهم ترین بخش های یک کسب و کار موفق، تحلیل درست و به موقع، در مورد بودجه و نحوه ی مدیریت آن است. این نیاز به پیش بینی دقیق، برنامه ریزی دقیق و نظارت مداوم بر کار دارد. برآورد هزینه در کسب و کار فرآیندی است که توسط مدیران پروژه برای کمک به این پیش بینی ها انجام می شود.مشخص کنید که پروژه چقدر هزینه دارد و آیا هزینه ی آن با بودجه شما و مشتری شما مطابقت دارد یا خیر.
متأسفانه، اکثر مشاغل در برآورد هزینه در کسب و کارهای خود، درست عمل نمی کنند. طبق برآوردها28 درصد از کل پروژه ها به دلیل برآورد نادرست هزینه ها به شکست می رسند..
خبر خوب
خبر خوب این است که تخمین دقیق هزینه پروژه تا زمانی که فرایند انجام آن در مسیر درستی قرار گیرد ، علم پیچیده ای نیست. با فهرست کردن وظایف خود، محاسبه هزینه ها، و پیگیری پیشرفت پروژه، می توانید برآوردهای دقیقی ایجاد کنید و مطمئن شوید که هزینه ها و بودجه شما از کنترل خارج نمی شود. حال قصد داریم مواردی که شما را در تخمین هزینه راهنمایی می کنند معرفی کنیم:
برآورد هزینه چیست؟
برآورد هزینه کسب و کار یعنی در یک کسب و کار هزینه کلی یک پروژه را با تشریح دقیق کاری که در آن می خواهد انجام شود پیش بینی می کند. این یعنی چه؟ یعنی اینکه باید وظایف افراد، مدت زمان انجام کار و منابع مورد نیاز برای پیش بینی هزینه کل پروژه بررسی شود . هرچه برآورد به هزینه واقعی یک پروژه نزدیکتر باشد، احتمال موفقیت کسب و کار ما بیشتر می شود.
جذاب نیست اما..
اگرچه تخمین هزینه کسب و کار ممکن است هیجان انگیزترین بخش کار نباشد، اما درست کردن هزینه و بودجه می تواند به معنای تفاوت بین موفقیت یا از بین رفتن پروژه شما باشد. رهبران تیم باید در برنامه‌ریزی و پیش‌بینی آینده نگر و با تجربه باشند تا اطمینان حاصل کنند که هزینه پروژه‌شان به طور دقیق برآورد می‌شود و کارهایی را انجام می‌دهند که واقعاً سودآور است.
این فرآیند علاوه بر پیگیری دقیق پروژه، باید مشخص کند که وظایف چقدر طول می کشد و چه کسی آنها را انجام می دهد. تخمین هزینه با شروع پروژه متوقف نمی شود – باید در حین انجام کار هم دائما بر آن نظارت شود.
نحوه برآورد دقیق هزینه
برآورد هزینه یک کسب و کار وابسته به تقسیم آن به وظایف فردی است و تشخیص اینکه کدام اعضای تیم چه کاری را انجام خواهند داد. هنگامی که یک پروژه راه اندازی و اجرا می شود، هدف اصلی ما این است که مطمئن شوید که بیش از حد هزینه نمی کنید و بودجه خود را از مسیری که تعیین کردید فراتر نمی برید.
برآورد هزینه پروژه فرآیندی است که می توان آن را به پنج مرحله تقسیم کرد:
- فهرستی از وظایف و منابع مورد نیاز برای آنها را تهیه کنید
- منابع را بر اساس ظرفیت تیم خود به افراد مناسب بسپارید
- تخمین طول کار برای ایجاد یک برنامه زمانبندی (با مقداری انعطاف)
- هزینه پروژه را بر اساس روش برآورد انتخابی محاسبه کنید
- از ابزارهای برآورد هزینه برای ردیابی و تخمین بودجه در زمان واقعی استفاده کنید
مرحله 1: فهرستی از وظایف و منابع مورد نیاز برای تکمیل آنها را تهیه کنید
اولین مرحله برآورد هزینه در کسب و کارتان این است که بدانید به چه وظایف و منابعی نیاز دارید.
ساده ترین راه برای انجام این کار این است که پروژه را به وظایف کوچکتر و فردی تقسیم کنید. به عنوان مثال، اگر از تیم شما خواسته شده است که یک وب سایت را طراحی و اجرا کنید، باید وظایف هر مرحله را فهرست کنید:
- 📋 تحقیق/برنامه ریزی
- 🎨 طراحی
- 💻 توسعه
- 📝 کپی رایتینگ
- 🐛 تست / رفع اشکال
- 🚀 راه اندازی
بدیهی است که لیست وظایف برای هر پروژه متفاوت خواهد بود. اما مرحله اول را به وظایف فردی تقسیم می کند، بنابراین وقتی آنها را به اعضای تیم با زمان انجام مشخص اختصاص دهید، محاسبه هزینه هر یک از آنها آسان تر خواهد بود.
بخش های غیر فنی
یادمان باشد بخش های غیر فنی یک پروژه نیز باید در این مرحله در نظر گرفته شوند.
که شامل ایمیل‌ها، جلسات حضوری، تماس‌های تلفنی و به طور کلی مدیریت مشتری می‌شود.
شما باید این ساعت‌ها را نیز در بودجه خود بگنجانید. زمان لازم برای مدیریت موثر را دست کم نگیرید.
مرحله 2: منابع را بر اساس ظرفیت تیم خود به افراد مناسب بسپارید
در مرحله بعد، برای برآورد هزینه های کسب و کارتان باید مطمئن شوید که افراد کافی با مجموعه مهارت های مناسب برای تکمیل وظایف خود دارید.
این به ظرفیت تیم شما بستگی دارد. یکی از بزرگترین مسائلی که رهبران یک تیم با آن دست و پنجه نرم می کنند این است که تشخیص دهند آیا تیم آنها در تقویم کاری خود جایی برای انجام وظایف جدید دارد یا خیر
اگر به دلیل نداشتن افراد کافی یا مجموعه مهارت‌های مناسب نیاز دارید کاری را به تاخیر بیاندازید یا لغو کنید این کار را انجام دهید ، این بهتر از این است که پروژه را به موقع انجام می‌دهید اما ابزار مناسب را نداشته باشید.
اگر هم لازم است برای اینکه کار شما در مسیر درست خودش باقی بماند پیمانکار خارجی استخدام کنید حتما این کار را انجام دهید.
افراد مناسب در صندلی مناسب
داشتن افراد مناسب و زمان لازم برای انجام پروژه بسیار مهم است. معمولا پروژه هایی موفقیت آمیز هستند که تیم آن ها به افراد ماهر و درستی مجهز هستند که می دانند چگونه کارها را انجام دهند.
شما باید “افراد مناسب را در اتوبوس نگه دارین ، افراد اشتباه را از اتوبوس پیاده کنید، و و تازه همان افراد مناسب را در صندلی های مناسب قرار دهید.” وقتی اعضای تیم خود را انتخاب می کنید، به دنبال افرادی باشید که متخصص هستند. در مورد کاری که انجام می دهند مشتاق و آگاه هستند و همچنین توانایی کار تیمی را هم دارند.باید این را بدانید که افرادی را که انتخاب می کنید پروژه شما را می سازند و یا منجر به شکست آن می شوند.