آیا می توان از بحران های مالی در حین راه اندازی کسب و کار جلوگیری کرد؟ (بخش دوم))

اگر دچار بحران مالی شدیم چطور از آن عبور کنیم؟

مقاله ای از مشاوره کسب و کار باسکار: تامین مالی بخش مهمی از مشاغل است. به عنوان هسته اصلی تجارت، مدیریت امور مالی با کمک یک سیستم حسابداری یکپارچه یک امر ضروری است. بحران مالی ممکن است برای هر کسب و کاری رخ دهد. برای جلوگیری از این سناریو، چند راه وجود دارد که باید پیاده سازی آن را شروع کنید.

1.      علت بحران مالی را شناسایی کنید

اولین قدم برای غلبه بر بحران مالی، شناسایی مشکل اصلی است که باعث آن شده است. بحران مالی می تواند ناشی از عوامل درون سازمانی یا برون سازمانی باشد. مسائل مالی به طور کلی نشان از یک مشکل بزرگتر هستند. بنابراین، برای غلبه بر بحران، مطمئناً به راه‌حل‌های دائمی یا بلندمدت نیاز است.

اگر بحران مالی کسب و کار شما ناشی از یک عامل خارجی مانند همه‌گیری کووید-19 است، مهم است که بدانید مسائل مالی کسب و کار شما ممکن است پس از پایان همه‌گیری بهبود یابد.

با این حال، اگر بحران مالی حتی قبل از شیوع ویروس کرونا به شرکت شما وارد شده است، باید تلاش بیشتری برای بازگرداندن ثبات مالی کسب و کار خود به خرج دهید. تجزیه و تحلیل مدیریت مالی شما بسیار مهم است. آیا تجارت و امور مالی شخصی خود را با هم مخلوط کرده اید؟ تاکنون چگونه از سود کسب و کار خود استفاده کرده اید؟ آیا مشتریان شما همیشه فاکتورهای خود را به موقع پرداخت کرده اند؟ یافتن پاسخ به این سؤالات به شما کمک می کند تا راه بهتری برای مدیریت امور مالی شرکت خود پیدا کنید و بفهمید که چه چیزی کار می کند و چه چیزی کار نمی کند.

2.      با مسائل دست و پنجه نرم کنید و هزینه های غیر ضروری را حذف کنید

شما باید هزینه های کسب و کار خود را تجزیه و تحلیل کنید. از اینجا درمیابید که کجا و چگونه می توانید هزینه ها را کاهش دهید. دنبال فرآیندهایی بگردید که دارند بیشترین هزینه را برای شما می تراشند. ممکن است راه هایی برای کاهش این هزینه ها وجود داشته باشد. ارتباط خوبی با تامین کننده های خود برقرار کنید و از آنها بپرسید که آیا کاری وجود دارد که بتوانید برای دریافت تخفیف یا هزینه های حمل و نقل ارزان تر انجام دهید (مثلاً با پیش پرداخت بیشتر).

فرآیندهای زمان بر و دستی که برای کسب و کار شما سودآور نیستند را کاهش دهید. احتمالاً مقدار زیادی از زمان و پول را برای کارهای حسابداری مانند ایجاد گزارش‌های مالی مبتنی بر کاغذ و فاکتورها صرف کرده‌اید. اکنون زمان تغییر به سیستم حسابداری خودکار است تا هزینه های مربوط به حسابداری کاهش یابد.

همچنین هنگام تصمیم گیری برای خرید باید توجه بیشتری داشته باشید. شاید برای خریدهای غیر ضروری پول زیادی خرج کرده باشید. بنابراین، درخواست خرید از هر بخش یا واحد تجاری باید به طور کامل بررسی شود. برای سهولت در مدیریت درخواست های خرید، از نرم افزار تدارکاتی استفاده کنید که می تواند با سایر فرآیندهای تجاری مانند حسابداری و مدیریت موجودی ادغام شود.

3.      روش بودجه بندی خود را تغییر دهید

بودجه شرکت شما باید محدود شود. بودجه را به چیزهایی اختصاص دهید که به افزایش سودآوری کسب و کار شما کمک می کند. هرگونه برنامه ریزی برای توسعه، رویدادها یا هر فعالیت دیگری را که نیاز به پول زیادی دارد به تعویق بیندازید.

برای سهولت در بودجه بندی، از یک برنامه مالی استفاده کنید که می تواند با مدیریت خرید ادغام شود. با این برنامه، ماتریس تایید را می توان به راحتی تنظیم کرد تا درخواست های بودجه از هر بخش یا محل کسب و کار بهتر مدیریت شود.

4.      استراتژی های فروش خود را تغییر دهید

استراتژی های فروش خود را ارزیابی کنید تا متوجه شوید که آیا آنها کارآمد هستند یا خیر. به این ترتیب، می توانید بفهمید که چه چیزی باید اصلاح یا تغییر داده شود. تبلیغات خود را مرور کنید آیا آنها به شما در ایجاد سود کمک کرده اند یا در عوض منجر به ضرر شده اند؟

کیفیت مشتریان بالقوه موجود خود را بدانید. آیا آنها انتظارات شما را برآورده کرده اند؟ آیا آنها واقعا واجد شرایط هستند؟ اکنون زمان آن است که مشتریان بالقوه را اولویت خود قرار دهید.

همچنین ممکن است بخواهید استراتژی های بازاریابی خود را با استراتژی های کارآمدتر جایگزین کنید. به عنوان مثال، شما احتمالاً پول زیادی را صرف تبلیغات بیلبورد کرده اید، اکنون بهتر است بیشتر روی بازاریابی دیجیتال تمرکز کنید.

5.      بر جریان نقدی کسب و کار خود را نظارت داشته باشید

هرگز هیچ چیز مهم تر از نظارت منظم بر جریان نقدینگی در یک کسب و کار نبوده است. این به شما کمک می کند تا درآمد و هزینه های کسب و کار خود را کاملاً درک کنید. از اینجا می‌توانید سود و زیان خود را بدانید، چه چیزی مانع جریان نقدینگی شما می‌شود و چه هزینه‌هایی را می‌توانید کاهش دهید.

با کمک یک برنامه حسابداری مبتنی بر وب می توان جریان نقدی شما را در هر زمان و هر مکان کنترل کرد. این برنامه به شما امکان می دهد درآمد را در بخش ها و واحدهای تجاری ردیابی کنید و صورت های مالی را در عرض چند ثانیه ایجاد کنید.

اطمینان حاصل کنید که فاکتورهای مشتریان خود را به خوبی مدیریت می کنید. فاکتورهای پرداخت نشده منجر به جریان نقدی ضعیف می شود. با سیستم هایی که صورت‌حساب الکترونیکی صادر می کنند، می‌توانید به‌طور خودکار فاکتورها را ارسال کنید، تمام صورت‌حساب‌های مشتریان را ردیابی کنید و یادآوری‌های پرداخت را قبل از سررسید برای مشتریان ارسال کنید.

نتیجه

هیچ کسب و کاری دوست ندارد که در باتلاق بحران های مالی گیر بیفتد. وقوع بحران های مالی علت های درون سازمانی  برون سازمانی دارد. خیلی از مواقع با توجه به یک سری اصول، که در بخش اول به آن پرداختیم، می توان از گرفتار شدن کسب و کارها در بحران مالی جلوگیری کرد.

با این حال هیچ چیز اجتناب ناپذیر نیست و بحران های مالی چه به علت اقتصاد مشکل دار چه به خاطر بروز اتفاقات غیرقابل پیش بینی مانند همه گیری یک بیماری دامن گیر کسب و کارها و شرکت های کوچک و بزرگ می‌شود. در این صورت باید برای علت یابی و تصحیح ساز و کار تلاش کرد.

برای رهایی از بحران مالی، صاحبان مشاغل باید حداکثر تلاش خود را به کار گیرند. ممکن است ماه ها طول بکشد زیرا نمی توان فوراً بر آن غلبه کرد. با انجام با حوصله و خوش بینانه مراحل فوق، صاحبان مشاغل می توانند از بحران مالی جاری عبور کرده و از آن بهبود یابند. پیاده سازی نرم افزار حسابداری مناسب برای کسب و کار شما نیز برای غلبه بر بحران مالی ضروری است.